Ključ za uspješnu provedbu EU projekata sastoji se u dobroj pripremi i prikupljanju svih potrebnih informacija. Kako biste uspješno upravljali i vodili EU projekte potrebna su napredna znanja o tome kako sustav funkcionira te poznavanje najnovijih smjernica Europske unije.
Faze životnog ciklusa projekta predstavljaju temelje učinkovitog procesa vođenja projekta, no istovremeno su to široke smjernice namijenjene pružanju općenitog koncepta za pristup novom projektu. Ne radi se o jednom skupu smjernica koji odgovara svim projektima. U nastavku ćemo se dotaknuti svake pojedine faze projektnog ciklusa koju je nužno proći prilikom pripreme EU projekata.
Projektni ciklus predstavlja skup alata koji osiguravaju sistematski pristup izrade projekata te na taj način osiguravaju njihovu kvalitetniju provedbu. Važan je iz razloga što definira ključne odluke, zahtjeve za informacijama i odgovornosti u svakoj fazi. One su postupne, odnosno svaka mora završiti da bi se uspješno poradilo na sljedećoj. Glavni razlozi za primjenu ovog pristupa su potreba za osiguranjem efikasnosti i učinkovitosti provedbe projekata, a potvrđeno je da se primjenom takvog pristupa problemi rješavaju na najučinkovitiji način.
Faze životnih ciklusa koje prolazi svaki projekt, bez obzira na specifične karakteristike:
- Inicijacija projekta
- Planiranje projekta
- Izvedba projekta
- Nadzor i kontrola projekta
- Zatvaranje projekta
Prva faza: INICIJACIJA
Moramo znati što želimo, kako ćemo to dobiti i što imamo. U ovoj fazi definira se sam projekt i sve što je potrebno da bi se moglo započeti s radom na projektu. Kako bi se definirali resursi potrebni za provedbu projekta, potrebno je najprije odrediti ciljeve. Osim toga, moraju se definirati rizici kojima se izlaže tijekom provođenja projekta.
Ukratko, ova faza sastoji se u izvršavanju sljedećih zadataka:
- Projekt mora biti podijeljen u više manjih dijelova
- Definirati odnos između resursa i zadataka
- Imati u vidu moguća odstupanja i probleme
- Ispitati moguće rizike
- Priprema plana projekta, upoznavanje projektnog tima
Druga faza: PLANIRANJE
Tijekom faze planiranja donose se odluke o nekoliko bitnih faktora – projektni cilj, plan projekta, proračun projekta, odluke o organizaciji projekta te projektnog tima i na kraju analiza. Svaka odluka mora biti isplanirana na detaljan način kako bi se moglo procijeniti potrebno vrijeme te potreban budžet za provedbu planiranog projekta. Dolazimo do odgovora na pitanje je li projekt isplativ za organizaciju ili nije.
Faza planiranja razlikuje se od projekta do projekta, ovisno o njegovoj veličini, zahtjevnosti, industriji i nizu drugih čimbenika. Veće znanje o projektu omogućuje veći prostor za planiranje ostatka projekta te veći prostor za reakcije na moguće pogreške. Ovu fazu završavamo izjavom o radu u obliku pisanog dokumenta pomoću kojeg očitavamo ciljeve i uvjete provedbe projekta. Izjava o radu sadrži sljedeće elemente: svrha, ciljevi, ograničenja i pretpostavke.
Treća faza: IZVEDBA
Izvedbena faza životnog ciklusa projekta čini središte projekta i dijeli se na četiri procesa: upravljanje kvalitetom, upravljanje nabavom i ugovaranjem, upravljanje komuniciranjem i upravljanje rizikom.
U ovoj fazi provode se sve planirane aktivnosti. Izvršavanje zadataka obuhvaća dodjelu resursa, redovne sastanke o statusu i razvoj stvarnog proizvoda po ključnim timovima.
Financiranje projekta važan je čimbenik tijekom izvedbe projekta. Ako project nema dovoljno financijskih sredstava to će automatski otežati provedbu projekta jer će se nepotrebno trošiti energija i volja projektnog tima kako bi našli novi način financiranja.
Faze životnog ciklusa projekta temelji su učinkovitog procesa vođenja projekta, ali istovremeno su i široke smjernice namijenjene pružanju općenitog koncepta za pristup novom projektu – ne radi se o jednom skupu smjernica koji odgovara svim projektima.
Četvrta faza: NADZOR I KONTROLA
Faza nadzora i kontrole obuhvaća praćenje rezultata i poduzimanje potrebnih korektivnih mjera. Uspoređuju se planirani s ostvarenim rezultatima projekta tako da se kontroliraju svi dijelovi projekta – termini, troškovi, kvaliteta, rizici. Kontroliraju se tri temeljne varijable, a to su provođenje, vrijeme i troškovi koje kontrolira voditelj projekta.
Peta faza: ZATVARANJE
Projekt se može smatrati dovršenim kada su svi elementi ispunjeni i odrađeni do kraja, baš onako kako se to na početku planiralo. Važan dio zatvaranja projekta je obavljanje evaluacije koja ima za cilj pružiti procjenu na sustavan i objektivan način. Cilj je evaluacije mjeriti relevantnost postignutih ciljeva, uključujući učinkovitost, efikasnost I održivost projekta. Ovu fazu dijelimo na reviziju projekta i završavanje projekta. Revizija projekta provodi se s ciljem utvrđivanja pozitivnih i negativnih učinaka na projekt te kako bismo mogli unaprijediti buduće provođenje projekata, dok se završavanje projekta može definirati kao prihvaćanje svih provedenih aktivnosti i zadovoljstvo cjelokupnog projekta.
Projekt može završiti zbog njegovog uspjeha i ostvarenih ciljeva ili pak zbog njegovog neuspjeha pa je potrebno ugasiti projekt kako se ne bi dalje ostvarivali nepotrebni troškovi.
Na kraju, donosimo generički životni ciklus projekta koji se temelji na četiri sveobuhvatne faze koje pokrivaju cijelo postojanje prosječnog projekta:
- početak projekta
- priprema i planiranje
- obavljanje posla
- kraj projekta
Upiši program obrazovanja za stjecanje djelomične kvalifikacije Asistent za upravljanje projektima/Asistentica za upravljanje projektima u ORSUS učilištu i postani kompetentniji na tržištu rada. Nova grupa počinje s nastavom u ponedjeljak 19. lipnja. Predavanja će se održavati tri puta tjedno u popodnevnim terminima od 17 do 20 sati.
